Pentingnya Manajemen Arsip Digital
Pengelolaan arsip yang baik dan dikelola secara digital sangat penting dilakukan agar ketika arsip tersebut dibutuhkan kembali mudah ditemukan secara cepat. Beberapa keputusan dalam manajemen seringkali membutuhkan data arsip sebelumnya sebagai bahan pertimbangan sebelum mengambil keputusan. Oleh karena itu, arsip yang tersimpan dengan baik secara digital akan mudah ditemukan dengan cepat sehingga akan sangat membantu dalam proses pengambilan keputusan.
Kami memiliki pengalaman dalam proses digitalisasi arsip serta dalam pembuatan manajemen arsip digital. Arsip dalam bentuk fisik dioleh dengan cepat menjadi arsip digital, lalu arsip digital tersebut dimasukkan dalam sistem manajemen arsip sehingga mudah dikelala dan mudah ditemukan kembali.
Prosesnya, semua arsip, baik berkas surat-surat, dokumen pekerjaan, dokumen kontrak kerja, SPK, dokumen Karyawan, dan dokumen fisik lainnya akan dikelola dengan baik ke dalam bentuk digital dan dilengkapi dengan fasilitas aplikasi untuk pengelolaanya.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan atau perkantoran, pastinya memiliki dokumen-dokumen penting yang harus tersimpan dengan baik dan mudah dibaca lagi untuk dipelajari. Kami akan membuatkan sistem pengelolaanya berbasis web sehingga bisa diakses dari mana saja dan kapan saja. Bahkan dokumen tersebut langsung dapat diakses dan dibaca sehingga sangat cepat membantu memberikan informasi untuk pengambilan keputusan.
Dalam sistem tersebut, kami juga memberikan hak akses sesuai kebutuhan. Untuk dokumen-dokumen yang sifatnya rahasia, maka tidak semua admin atau staf dapat mengakses, tetapi hanya level tertentu yang dapat mengakses dokumen-dokumen tersebut. Jadi arsip-arsip tersebut diberikan level hak akses bagi siapa saja yang boleh membuka dokumen tersebut. Misalnya untuk dokumen-dokumen keuangan, hanya direksi dan manajer keuangan yang dapat mengakses arsip digital tersebut. Untuk SPK para karyawan, mungkin bagian Manajer Personalia atau direktur yang bisa membuka dokumen tersebut.
Alur Proses Digitalisasi
Kami telah menyiapkan Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital (SiMadig). Program ini nantinya akan kami desain secara custome sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau kantor yang membutuhkan.
Tahap Konversi ke Digital dan Input ke SiMadig
Tahap pertama arsip fisik dikonversi ke ke arsip digital. Tentu pada tahap awal ini dibutuhkan proses digitalisasi semua arsip atau dokumen yang ada menjadi arsip digital. Proses digitalisasi ini sangat mudah, karena tidak dibutuhkan peralatan khusus yang membutuhkan investasi besar, namun cukup dengan device smartphone proses digitalisasi ini dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Tentu ada setingan khusus untuk smartphone yang akan digunakan. Saat ini fitur untuk scan dokumen (foto format dokumen) di smartphone telah tersedia.
Proses digitalisasi ini bisa dimulai dari bagian atau bidang mana saja, karena nantinya data digital tersebut akan masuk ke bagiannya masing-masing pada SiMadig (Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital). Misalnya dimulai dari bagian Personalia, maka dokumen fisik, seperti kontrak kerja dengan para karyawan, tinggal difoto dengan mode dokumen, dan langsung masuk ke SiMadig dan diletakkan pada kategori yang sesuai. Tinggal ditambah data metanya, seperti: judul, jenis dokumen, lokasi arsip fisik, kelompok frekuensi penggunaan (aktif, semi aktif, inaktif, dan pasif), nilai administratif (arsip vital, arsip penting, dan arsip biasa), penentuan hak akses, dan seterusnya.
Tahap Analisis
Setelah semua dokumen arsip fisik menjadi arsip digital dan telah diinput ke SiMadig, maka tahap selanjutnya adalah melakukan analisis data arsip terkait dengan arsip aktif, inaktif, pasif, penting, biasa, usia arsip, arsip-arsip yang gak penting dan perlu dimusnahkan agar tidak memenuhi gudang arsip (toh data digitalnya masih tersedia di sistem), dan analisis lainnya sesuai kebutuhan masing-masing kantor atau lembaga.
Tahap Kustomisasi
Tahap ini bisa dilakukan setelah memahami kebutuhan sistem pengarsipan masing-masing kantor atau lembaga sehingga sistem akan sesuai dengan kebutuhan. Kompleksitas kustomisasi tentu akan tergantung dari masing-masing kantor atau lembaga atau perusahaan. Juga bagaimana bentuk laporannya, misalnya berapa arsip yang sudah kadaluwarsa dan perlu dimusnahkan. Sistem dokumentasi pemusnahan arsip seperti apa, dokumen yang perlu ditentukan usianya, pengaturan hak akses berbagai jenis surat atau arsip ke masing-masing bagian atau jabatan, dan kustomisasi lainnya.
Berapa Biaya untuk Digitalisasi Arsip atau Berkas?
Biaya digitalisasi Arsip atau berkas di kantor atau lembaga atau perusahaan sangat tergantung dari volume pekerjaan dan sistem informasi manajemen arsip digital yang dibutuhkan. Untuk informasi lebih lanjut, silahkan hubungi kami untuk diskusi lebih lanjut ke no WA kami:
